Outsourcing personálnych činností je jedným zo spôsobov ako ich efektívne zabezpečiť a súčasne si vytvoriť priestor a uvoľniť kapacity na rozvoj strategických činností a úloh. Podľa odhadov sa v Európe do roku 2008 zvýši podiel outsourcingu personálnych činností o 26 percent. O ďalších výhodách a aktuálnej situácii na slovenskom trhu pri využívaní služieb externých spoločností v tejto oblasti hovoril aj Martin Krekáč, vedúci partner a spoluzakladateľ poradenskej skupiny AJG- Amrop Jenewein Group.

Podľa odhadov sa podiel outsourcingu personálnych činností v Európe do roku 2008 zvýši o 26 percent.


Zamestnanci sa v slovenských podnikoch veľmi dlho vnímali ako náklad a príťaž, nie ako zjavne základné aktívum. Úspešní manažéri úspešných firiem to pochopili a dnes už vedia, že ľudský kapitál má priamy vplyv na celkové výsledky a že cielené zameranie na ľudí sa vypláca. Správna personálna politika, postupy a prístupy majú potenciál zvýšiť produktivitu a ziskovosť. Riadenie ľudských zdrojov sa však aplikovaním tohto poznania do praxe môže postupne stať kolosálnou úlohou, ktorá si vyžaduje značné finančné zdroje s čoraz väčšou znalostnou, administratívnou a časovou náročnosťou. To môže viesť k odklonu od priorít a dôrazu na tzv. core business. V takomto prostredí sa outsourcing určitých personálnych činností, čiže ich dodávanie externým partnerom, môže stať spôsobom, ako ich efektívne zabezpečiť a súčasne si uvoľniť kapacity na rozvoj strategických činností a úloh.


Pohľady z dvoch strán

Podľa štúdie Hewitt Associates väčšina personálnych oddelení v spoločnostiach stále obetuje pomerne výraznú časť svojho času na administratívne funkcie a menej sa orientuje na konzultačné činnosti s vyššou pridanou hodnotou. „Mnohé slovenské spoločnosti sa ešte vždy nenaučili využívať externé spoločnosti nielen v oblasti ľudského kapitálu, ale na čokoľvek. Niekedy až v hodine dvanástej pochopia, že problém, ktorý im horí za pätami, môžu často rýchlejšie a lacnejšie vyriešiť s externým partnerom. Mnohí manažéri, ktorí nepôsobili v medzinárodnom prostredí, nemajú informácie o tom, že v danej situácii môžu využiť určitý proces alebo metódu, ktoré im umožnia efektívne pracovať alebo niečo efektívne zmeniť. A práve toto im môže priniesť externý partner. To znamená, že môžu získať nielen službu, ale aj know-how, ku ktorému by sa inak nedostali,“ myslí si Martin Krekáč, vedúci partner a spoluzakladateľ poradenskej skupiny AJG - Amrop Jenewein Group.

Ako jednu zo slabostí personálnych oddelení v slovenských firmách uvádza, že nie sú dostatočne aktívne pri zvažovaní potenciálnej spolupráce s externými subjektmi. Túto alternatívu často dávajú na posledné miesto. Nehľadajú efektívny kompromis vo fungovaní, snažia sa robiť všetko interne cez svoju vlastnú osobu a svojich ľudí, čo vedie k tomu, že nemajú čas na priority, alebo sledujú len priority a ostatné činnosti odsúvajú. To sa časom môže ukázať ako veľmi nebezpečné. Trochu iný je pohľad z druhej strany. „Slovenské spoločnosti, resp. spoločnosti pôsobiace na slovenskom trhu, sú pripravené na outsourcing niektorých personálnych činností, najmä spracovanie miezd, výberové konania (do istej fázy), tréningy... Otázku by som skôr postavila tak, či sú dodávatelia týchto služieb pripravení dodávať také produkty, aby ich spoločnosti mali dôvod outsourcovať, a nie vykonávať sami. Významným faktorom pri rozhodovaní sú nesporne aj náklady,“ hovorí Soňa Lacušková, personálna manažérka spoločnosti Penta Investments.


V súlade so stratégiou

V súvislosti s outsourcingom personálnych činností sa často diskutuje o tom, ktoré činnosti je vhodné zabezpečovať externými dodávateľmi a ktoré treba ponechať vlastnej organizácii. Ani tu však nie je odpoveď jednoznačná. „Dôležitá je situácia, v ktorej sa spoločnosť nachádza a kam smeruje. Najčastejšie spoločnosti využívajú outsourcing pri spracovaní miezd, výberových konaniach, vzdelávaní, rozvoji, outplacemente. Outsourcing môže byť prínosný tam, kde odbremení od dennej operatívy a umožní vytvoriť priestor na tvorbu koncepcií a celkovú stratégiu ľudských zdrojov,“ vysvetľuje Lacušková.

Personálni manažéri by mali aj v tejto otázke postupovať v zmysle kľúčových priorít. Ak je v období rozbehu prioritou do určitého času nabrať určitý počet zamestnancov, musí sa personálne oddelenie venovať tejto priorite, a čo nestíha, resp. čo by mu bránilo túto prioritu vykonávať, malo by outsourcovať. Ak sa dostane do obdobia stability a musí sa viac orientovať na optimalizáciu, efektivitu, kvalitu ľudského kapitálu a pod., malo by tieto činnosti vnímať ako prioritu a ostatné môže zveriť externému subjektu.

„Avšak ani toto neplatí všeobecne - nemožno povedať, že v určitom období treba robiť vlastnými silami tieto a tieto činnosti a toto a toto outsourcovať. Rovnako neplatí ani to, že ak sa organizácia raz rozhodne outsourcovať napríklad tréningy a vzdelávanie, tak to platí navždy. O tri roky môžu byť jej potreby a priority úplne iné. Jednoducho povedané: správny HR manažér by mal poznať strategické priority a podľa toho postupovať, zvážiť aj v zmysle nákladovosti, do akej miery sa mu čo oplatí. Na Slovensku však už v súčasnosti sú kvalitní HR manažéri, ktorí vedia v danom období efektívne využívať outsourcing pre tú oblasť, ktorú práve potrebujú,“ dodáva Krekáč.


Komplexnosť ponuky

Outsourcing personálnych činností sa na Slovensku začal rozvíjať po roku 1989 predovšetkým vďaka príchodu zahraničných investorov. Najskôr sa rozvíjali čiastkové služby, najmä spracovanie miezd, výbery pracovníkov, tréningy a vzdelávanie. K nim sa postupne pridávali ďalšie služby. Po roku 2000 sa dodávatelia začali usilovať o komplexnosť poskytovaných služieb. V súčasnosti však na trhu ešte vždy prevládajú spoločnosti snažiace sa o dosiahnutie komplexnosti v určitej špecifickej oblasti a len vo veľmi malej miere existujú spoločnosti schopné poskytnúť kompletný outsourcing personálnych činností ako plnohodnotnú náhradu za personálne oddelenie spoločnosti.

„Na trhu sa stretávame s oboma prístupmi k ponuke služieb v oblasti ľudských zdrojov - so snahou o komplexnosť i snahou byť špecialistom na určitú oblasť. Jedno i druhé má svoje výhody i nevýhody. Špecializácia na istý typ služby zväčša prináša hlbokú znalosť problematiky a mnoho praktických skúseností. Zároveň sa však v tomto prípade možno často stretnúť s tým, že vnímanie problematiky je zúžené a nedochádza k vnímaniu celkového kontextu riadenia ľudských zdrojov. Podstatnejšia ako komplexnosť ponúkaných služieb je však ich kvalita,“ dodáva Lacušková. Podľa Krekáča je v súčasnosti na Slovensku najväčší záujem o externé zabezpečovanie služieb súvisiacich s vyhľadávaním a výberom zamestnancov a administráciou oddelení ľudských zdrojov.


Čaká sa dynamický rast

Outsourcing personálnych činností je jednou z najdynamickejšie sa rozvíjajúcich oblastí outsourcingu ako takého. Na základe štúdie NelsonHall narastie trh v tejto oblasti do roku 2008 približne na 33 mld. USD pri priemernom 11-percentnom ročnom raste. Najväčší doterajší nárast zaznamenala Severná Amerika, avšak už v súčasnosti vykazuje výrazný nárast s pozitívnou predikciou do budúcnosti aj európsky trh (očakáva sa rast o 26 percent). Podľa prieskumu HRreview, ktorý pred časom oslovil vyše 200 manažérov ľudských zdrojov a generálnych riaditeľov spoločností z rebríčka Trend Top, outsourcing personálnych procesov je čoraz populárnejší aj na Slovensku a na trhu poradenských služieb si buduje štandardnú pozíciu. Až dve tretiny respondentov označili outsourcing za riešenie, ktoré má potenciál splniť očakávania a nároky kladené na zabezpečenie kvality daných činností a úsporu nákladov.

Viaceré svetové štúdie potvrdzujú, že spoločnosti, ktoré sa rozhodli využiť výhody outsourcingu, sa v súčasnosti pýšia až 50-percentným znížením nákladov oproti minulosti. Okrem toho výrazne zvýšili svoju konkurencieschopnosť, funkčnú odbornosť, úroveň služieb, flexibilitu a schopnosť rýchlo sa prispôsobiť meniacim sa potrebám a maximálne využiť potenciál. „Ak sa spoločnosť rozhodne pre HR outsourcing, očakáva, že daná služba bude dodávaná v súlade s dohodnutými požiadavkami a v danej kvalite a množstve. Taktiež čaká, že dodávateľ bude službu kontinuálne adaptovať na aktuálne potreby, identifikovať možné zlepšenia a zavádzať ich ako normálnu štandardnú súčasť chodu spoločnosti. Len takýto prístup umožňuje internému profesionálovi orientovať svoju pozornosť na strategické úlohy s výraznou pridanou hodnotou,“ uzatvára Krekáč.


Strach z úniku citlivých informácií
  • Ak organizácia chce, aby k nej outsourcingová spoločnosť mala čo najbližšie a aby jej poskytovala najlepšie služby, musí jej zabezpečiť prístup k informáciám, ktoré nie sú bežne dostupné. Vždy však treba zvážiť, do akej miery sú pre tú-ktorú činnosť dané informácie nevyhnutné, avšak nebolo by dobré, ak by externý dodávateľ potreboval určité údaje a nemal by k nim prístup. V takom prípade nemôže stopercentne poskytnúť a vykonať požadované služby. V rôznych procesoch je požadovaný balík informácií rôzny - pri outsourcovaní bežných administratívnych činností treba úplne iné informácie ako pri obsadzovaní citlivej manažérskej pozície.
  • Každý outsourcingový vzťah by mal byť ošetrený zmluvou, ktorá by mala presne definovať, akým spôsobom a do akej miery obe strany narábajú s informáciami. Dôležitý je z tohto hľadiska aj výber outsourcingového partnera - držitelia medzinárodných certifikátov kvality, členovia svetových združení a asociácií či spoločnosti s medzinárodným renomé a referenciami, sú zárukou dodržania najvyšších štandardov a etických princípov.
  • Nevyhnutným základným princípom, ktorý musí platiť, aby bol outsourcing vôbec efektívny a úspešný, je partnerstvo oboch strán založené na dôvere, otvorenom prístupe a spoločnom zdieľaní rizika i úspechov. Len v takomto partnerstve možno dosiahnuť win-win situáciu.



HLAVNÉ VÝHODY HR OUTSOURCINGU
  • Spoločnosť dosiahne dlhodobý rast produktivity práce vďaka hlbšiemu sústredeniu na hlavné podnikateľské činnosti.
  • Znižovanie nákladov povedie v dlhodobom horizonte k rastu hospodárskych výsledkov a k rastu hodnoty pre akcionárov.
  • Spoločnosť sa ľahšie prispôsobuje zmenám na trhu, pretože sa sústreďuje na hlavnú podnikateľskú činnosť.
  • Pri externom zabezpečení sa skôr dosiahne rast kvality služieb, pretože špecializovaný outsourcingový partner dosahuje vyššiu úroveň know-how a úsporu nákladov.